Sistema de gestión de turnos: El mejor amigo de tu negocio y el público

Es muy probable que a lo largo de toda tu vida has tenido que cruzarte con bancos, notarias y otras sucursales en las cuales tuviste que esperar mucho tiempo para que fuera tu turno. Asimismo, también están las personas que, desde el otro lado, están creando estrategias para que esos tiempos de espera se reduzcan lo máximo posible, pues ningún negocio está interesado en perder cliente. 

En ambos casos, un sistema de gestión de turnos es la respuesta ideal para solucionar dichos tiempos de esperas excesivos, y aumentar la productividad de cada módulo de atención al cliente.

Y es que uno de los aspectos vitales en cualquier negocio es brindar una imagen organizada a sus clientes. A las sucursales les interesa dar una impresión positiva a su consumidor sobre el servicio que ofrece, y esto incluye todo el customer journey hasta el momento final de la adquisición. 

De hecho, un estudio enfocado en el mercado estadounidense descubrió que un 59% de las personas encuestadas estarían dispuestas a pagar más por un servicio más eficiente, pues no desean hacer largas filas o esperar demasiado para que sea su turno. Por otra parte, en esta misma encuesta se mencionó que el 89% del público valora la velocidad y la eficiencia como las características centrales de una buena atención al cliente.

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¿Qué es un sistema de gestión de turnos?

Un sistema de gestión de turnos es una herramienta creada para optimizar las filas y turnos a través de un software. Este tiene el objetivo de que, sin importar el rubro en el que se desempeñe el negocio, los tiempos de espera se reduzcan.

Actualmente este tipo de sistema se puede ver en los bancos, hospitales y departamentos estatales. Sin embargo, los sistemas de gestión de turnos que tienen se limitan a entregar un número de atención presencial, sin generar ningún tipo de estrategia útil para aliviar los tiempos de espera de los clientes.

No obstante, también se ha desarrollado sistemas de gestión de turnos inteligentes, los cuales se enfocan en la experiencia de los clientes, por lo que a través de procesos como el machine learning son capaces de optimizar estos tiempos de atención y evitar aglomeraciones.

Asimismo, buscando como mejorar atención al cliente, las empresas encargadas de crear estos software se han dado a la tarea de crear mejores e innovadoras herramientas que acompañan a este sistema para obtener turnos sin necesidad de la presencialidad e, incluso, realizar trámites de manera 100% remota.

Ventajas de usar un sistema de gestión de turnos

Como le hemos estado mencionando, existen una gran cantidad de beneficios para los negocios, sucursales y clientes que pueden aprovechar las propiedades de estos software. Es por ello que acá te enumeramos un par de esas ventajas tanto para la entidad que la tiene, como para los usuarios y usuarias que hacen uso del sistema.

Para tu negocio

• El software es integrable con Web Service, es decir, puedes tomar los datos de tus clientes y almacenarlos. 
• Puedes generar reportes personalizados a través del Business Intelligence.
• Puede integrar su sistema con otros dispositivos.
• Crear mejores estrategias con base en los informes que recibe del sistema.
• Recibe información en tiempo real
• Control estadístico y métrico sobre los números de atención, cantidad de clientes o tickets, los tiempos de atención en cada módulo, el tipo de trámite y las horas de mayor afluencia de clientes. 
• Optimización de recursos materiales y humanos.
• Permite una mejor planificación del personal.
• Mejora la customer experience. 
• Organiza mejor tus filas de manera completamente automatizada, sin necesidad de la intervención humana. 

Para el usuario o usuaria

• Mejora la experiencia de servicio de atención.
• Recibe una atención personalizada según la información que depositó.
• Reduce el tiempo de espera.
• Recibe información detallada sobre su turno.
• Permite mayor autonomía. 
• Mayor número de opciones para el tipo de atención que desea recibir.
• Evita la obligación de una atención presencial.
• Reduce las aglomeraciones.

¿Cómo sé cuál es el software de gestión correcto para mi negocio?

Existen un sinfín de sistemas de gestión de turnos que pueden llegar a ser muy útiles para tu negocio, no obstante, son pocos los software que cuentan con las herramientas inteligentes y hacen mucho más que dar un ticket de atención.

En este caso, el rubro de tu negocio es lo que menos debería preocuparte, si no que debes enfocar tu atención hacia el sistema que esté mejor preparado para optimizar la experiencia de tus clientes, y mejorar la productividad de tus colaboradores.

1. Un buen sistema de gestión de turnos debe ser integrable con todos los dispositivos, es decir, debe permitirle a los usuarios poder usarlos con sus teléfonos, computadores, laptops, iPad, entre otros.
2. El sistema debe ser amigable tanto para tus clientes como para tus trabajadores y trabajadoras. No vale la pena un software que sea muy complicado de usar cuando tienes un número importante de consumidores esperando para ser atendidos.
3. El software debe tener la capacidad de estar conectado entre sí con todos los dispositivos. Es decir, desde el turnomático, hasta los módulos, pasando por los teléfonos de tus clientes, todo debe interconectarse para tener el control real de las atenciones en tu negocio.
4. El sistema de gestión de turnos debe optimizar el tiempo de tus colaboradores y hacer sus tareas más fáciles.
5. Asimismo, tu software debería contar con la propiedad de tomar en cuenta las vacaciones, bajas y ausencias laborales.
6. Un buen sistema debería dotar a tu negocio de una reportería en tiempo real sobre todos los procesos significativos del customer journey.