Soluciones que digitalizan el sistema de gestión de filas

Si has sido una persona que ha estado encargada o tienes el cargo de gerencia dentro de tu sucursal, seguramente la gestión de filas ha sido una de las problemáticas más resaltantes y que parece no tener una solución final posible.

Y es que en la mayoría de las sucursales la gestión de filas ha estado bajo la responsabilidad de la gerencia, la cual solo ha estado apoyada en un sistema de tickets físicos que no es suficiente para controlar el flujo del público.

Es por ello que es necesario avanzar en los sistemas de gestión de filas, trascender los tickets físicos y comenzar un proceso de digitalización en la sucursal. En este artículo te presentamos varias soluciones que digitalizan el sistema de gestión de filas y todos sus beneficios.

¿Qué es un sistema de gestión de filas?

Si es la primera vez que lees nuestro blog, seguramente no has escuchado sobre los software de gestión de filas y turnos. Este es un sistema que le permite a las empresas y pymes organizar sus colas y controlar los tiempos de esperas de sus clientes, todo en función de incrementar la satisfacción de los consumidores y crear mayor fidelidad con el negocio.

Asimismo, es un sistema que se ha implementado poco a poco en instituciones gubernamentales, hospitales, farmacias, notarías, entre otros, porque incrementa la productividad y reduce el trabajo adicional de las sucursales.

Los software de gestión de filas son un desarrollo tecnológico actual que se encarga de gestionar por ti la cantidad de público que ingresa a tu local en cualquier momento del día. A través de él puedes permitirle a tus usuarios programar citas contigo, hacer planes de contingencia en caso de presentarse un grupo masivo de clientes, generar filas virtuales, entre otras funciones.

Este sistema está diseñado con el objetivo de que tus consumidores esperen el menor tiempo posible para ser atendidos, mejorando sus experiencias como clientes y evitando malos momentos como colapsos, aglomeraciones y una reducida calidad de atención. 

Además, los gestores de filas son plataformas flexibles, por lo que sin importar en qué rubro se encuentre tu empresa él podrá integrarse perfectamente. Ya sea que estés en un banco, un departamento del Estado, un retail o un restaurante, el sistema de gestión de filas te garantizará una mejor atención hacia tus clientes.

Software de gestión de filas

Como te hemos explicado, este sistema representa un avance tecnológico en materia de gestión de filas, pues no se había agregado antes un software inteligente que procese y te dé opciones para una mejor organización del público general.

Además, el software de gestión de filas te proveerá de una buena base de datos a través de métricas y estadísticas, las cuales podrás utilizar para conocer los niveles de eficiencia de tu empresa, la productividad de tus colaboradores, la satisfacción de tus clientes, y las horas de mayor aglomeración. 

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Soluciones que digitalizan el sistema de gestión de filas

Ahora, ya que conoces un poco más sobre este innovador sistema, podemos entrar en materia del artículo, en el que funciones como las métricas son solo uno de los beneficios de contar con estos software. 

Entre las soluciones que actualmente puedes encontrar en sistemas como el nuestro destacan:

1. Tickets virtuales y agendamiento de hora

No le digas lo contrario a tus clientes, estos pueden obtener su ticket de atención o turno sin la necesidad de estar dentro de la sucursal o local. Desde una aplicación web, los usuarios pueden tomar números de atención, el cual incorpora indicadores en tiempo real sobre los tiempos de espera y personas en la fila.

De esta manera, tus clientes no estarán atados a permanecer dentro de la sucursal y evitarás las aglomeraciones innecesarias, pues tu público solo asistirá cuando sea su turno o esté cerca de serlo.

Asimismo, no es necesario que los usuarios pidan su turno de atención dentro de una franja horaria determinada. Ellos pueden entrar a la aplicación a las 8 de la mañana y solicitar un turno para las 4 de la tarde, y el sistema agendará la cita de atención, advirtiéndole al usuario cuánto tiempo le falta para ser atendido, y a la sucursal que alguien hará un trámite en dicha hora.

Existen numerosos beneficios tanto para las empresas como los usuarios, destacando entre ellos que ahora los clientes podrán hacer seguimiento de su turno de atención fuera de las sucursales e, incluso, realizar sus trámites de manera completamente remota con nuestras videollamadas.

Por otra parte, los negocios acceden a todo un sistema de datos de los cuales sería imposible si solo contasen con los tickets físicos carentes de inteligencia.

A través de este panel, tu local tiene un acceso ilimitado con muchos tipos de reportería, entre los que se encuentran:

• Tiempo de espera 
• Tiempo de atención 
• Funcionaria/o que atendió 
• Trazabilidad completa del ticket 
• Posibilidad de Buscar ticket por RUT o por Número 
• Registro de cambio de estado 
• Cantidad de pausas 
• Motivos de cierre en atención 
• Fecha y hora de ticket 
• Desempeño funcionarios 
• Tickets atendidos 
• Tickets Perdidos 
• Nivel de servicio 
• Capacidad de dotación de personal 
• Cantidad de tickets atendidos 
• Cantidad Ejecutivos conectados 
• Clientes en espera 
• Segmentación por usuario 
• Botón “informaciones” para consultas (Con contador) 
• Información mail tickets virtuales y agendamientos

2. Atención remota desde videollamada

Al igual que el sistema de agendamiento de horas y turnos, los usuarios podrán obtener su cita por videollamada desde la aplicación de la página web. Ingresando con sus cuentas o creando una, deberán seleccionar la oficina y el módulo donde desean ser atendidos.

Asimismo, el sistema se encarga de enviarles un correo electrónico que les recordará su turno y así no faltar. Por otra parte, los funcionarios y funcionarias tendrán a su disposición una gama de herramientas que le serán útiles para su atención, como la posibilidad de grabar las videollamadas, conocer los tiempos de espera de cada usuario y poder derivar a otros colaboradores dentro de las oficinas.

Sumado a ello, dependiendo del tipo de atención, se podrá compartir e incluso firmar documentos que aseguren la experiencia de un trámite físico. Y finalmente, luego de terminar con cada atención, el usuario podrá calificar su experiencia en la videollamada. 

3. Afiches QR

Empresas como la nuestra, desarrollaron la posibilidad de que a través de un simple afiche QR, puedas obtener tu ticket de atención sin necesidad de hacer ningún tipo de contacto. Solo con escanear desde el teléfono celular, puedes programar tu cita o turno, y con el mismo teléfono, mostrarlo en el módulo de atención que va a corroborar que efectivamente sea tu turno.

Además, en caso de que tus usuarios hayan obtenido el ticket físico, también pueden hacer seguimiento a su turno, implementando un código QR dentro del ticket para ser escaneado y saber cuánto falta para que sean atendidos, liberando a tus clientes de estar dentro de la sucursal. 

4. Tótems de autoservicio

Los kioscos de autoservicio son herramientas electrónicas que suelen ubicarse en puntos estratégicos de algunos comercios o empresas que ofrecen servicios al cliente. La gama de transacciones comerciales que pueden realizarse desde este aparato pueden beneficiar desde cines, hasta cadenas de restaurantes e incluso bancos o notarías públicas.

Estos también son conocidos por algunas empresas como tótems de autoservicio, y en el caso de sucursales bancarias como turnomáticos. Sin embargo, la realidad con los kioscos de autoservicio es que operan de manera mucho más compleja para satisfacer todas las inquietudes del usuario.

Generalmente esta confusión radica en que los inicios de los turnomáticos no contaban con ninguna inteligencia que fuese capaz de dar algo más allá de un número para una fila de espera. Con el kiosco de autoservicio, el cliente es capaz de obtener estos números, ubicarse en un espacio geográfico de algún centro comercial, escanear artículos de supermercado, ingresar datos, entre otros.

Por ser una gran cantidad de ventajas, te presentamos una lista de los beneficios más destacados de los kioscos de autoservicio:

• El usuario hace su propio pedido, compra, reserva o hace un trámite y reduce el tiempo de espera.
• Mayor productividad en tus empleados por reducción de carga laboral innecesaria.
• Genera mayor movilidad de ventas y mejor distribución del personal en las horas picos.
• Los kioscos de autoservicio ofrecen un servicio de atención ininterrumpida desde que se abre hasta que se cierra tu negocio o sucursal.
• La autonomía genera un incremento en las ventas promedio, pues sugiere al cliente nuevos artículos para completar su pedido.
• Puede funcionar como un medio de pago, el cual acepta billetes, monedas, tarjetas de crédito, tarjetas de clientes o prepago.
• Las capacidades de los kioscos de autoservicio solo son limitadas por las propias necesidades de cada negocio, es decir, cuenta con una amplia habilidad de adaptación.

5. Oficinas virtuales

Actualmente con la gran cantidad de avances que hemos tenido en materia tecnológica, y también promovido por los acontecimientos sanitarios del 2020, es posible optar por sucursales totalmente digitales. 

Con esta función tus colaboradores y clientes pueden relacionarse de manera 100% digital, permitiendo a tu empresa optimizar sus recursos físicos y humanos. Entre las ventajas más destacadas se encuentran:

• Reduce las aglomeraciones y tiempos de espera.
• Evita las posibilidades de contagio por contacto entre usuarios.
• Optimiza el desempeño de tus colaboradores y colaboradoras.
• Distribuye de manera eficaz la demanda de tu público.
• Ahorra en costo de alquiler y otros gastos del local.
• Fortalece la gestión de tus locales o sucursales físicas.
• Disminuye tu tasa de abandono.
• Aumenta la satisfacción de tus clientes
• Es una funcionalidad que se integra en un 100% a cualquier tipo de rubro.

En conclusión, las soluciones que digitalizan tu sucursal están al servicio del día, basta con encontrar un buen proveedor de software de gestión de filas que se enfoque en la optimización de las experiencias de tus clientes.

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